Digital in der Intensivversorgung oder muss ich in der AKI den Papierberg erdulden.

Dig­i­tal­isierung, dass brauch ich nicht in der außerklin­is­chen Inten­sivpflege (AKI), der häus­lichen Inten­sivver­sorgung. Wed­er als pfle­gen­der Vater noch als lei­t­ende Pflege­fachkraft. Jupp, vieles lässt sich ana­log, per Stift und Zettel erledi­gen und dann im Keller in Ord­ner stapeln. Doch ohne „dig­i­tal“, sor­ry, es geht nicht mehr!

Vier Gründe:

1. Reduziert den Papier­berg. Wed­er zu Hause noch im Büro ist unendlich viel Platz für die alte Doku­men­ta­tion, Liefer­scheine oder ander­er Schriftverkehr wie von der Krankenkasse.
2. Du brauchst es zur schnellen Infor­ma­tion­sweit­er­gabe. In der außerklin­is­chen Inten­sivpflege (AKI), wenn ihr euer Team über eine Bezugspfle­gende oder Team­leitung organ­isiert, kann ein Mes­sanger (Beachte Daten­schutz) bedeu­tend wer­den. Ist die lei­t­ende Fachkraft nicht erre­ich­bar, so kann ihr darüber eine Text- oder Sprach­nachricht gesendet wer­den, die dir wiederum auch gle­ich als Kopie vor­liegt (Sicher­heit für die/den Bot:in). Es gibt keine Diskus­sion, ich habe die Nachricht auf dem Anruf­beant­worter nicht ver­standen. Du hast deine Kopie.
3. Schnellscan mit dem Smart­phone: Arzt­briefe oder Rezepte mit Ein­nah­mevorschrift kön­nen beim Patien­ten mit einem Scan­pro­gramm auf dem Smart­phone abfo­tografiert wer­den für die Patien­ten­doku­men­ta­tion oder für die Fam­i­lie als Kopie, bevor das Rezept zur Apotheke geht.
4. Ler­nen und Lehren. Über das Inter­net gibt es einen schnellen Zugriff auf medi­zinis­chen Wis­sen oder auch Lehrin­halte für die eigene Fort­bil­dung. Durch die Pan­demie hat sich dies Ange­bot noch weit­er aus­ge­baut. Dies nützt Eltern, welche wegen der schlecht­en Pflege­ab­deck­ung eigene Info-Ver­anstal­tun­gen nicht besuchen kön­nen oder Pflege­fachkräfte, wie Allein­erziehende, die schlecht weit ent­fer­nte Fort­bil­dun­gen besuchen kön­nen. Onlinekurse sind ihr eine Möglichkeit, auch in der Pflege auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Digitalisierung in der Intensivpflege mit dem Dokumentenscanner

Wir leben schon lange mit dem Dig­i­tal. Okay, ich seit der zweit­en Hälfte der Neun­ziger des let­zten Jahrhun­derts, seit Lin­uxk­er­nel Ver­sion 1.

Als Linn unser Leben begleit­et, war schon das Foto dig­i­tal und für die Fam­i­lie kam die erste Web­seite. Die woll­ten wis­sen, was los ist.

Die Dig­i­tal­isierung schritt weit­er und weiter.

Zum einen, weil unser­er ehe­ma­liger Pflege­di­enst, wo ich als Pflege­di­en­stleitung arbeit­ete, mit einem zen­tralen Serv­er gear­beit­et hat und die Geschäft­sleitung hun­derte Kilo­me­ter weit­er weg ihr Büro hat­te. Also wurde Rel­e­vantes wie Verord­nun­gen oder Genehmi­gun­gen der Krankenkasse einges­can­nt. Ein pro­fes­sioneller Kopier­er, wie die im Copy­shop, kann dies schon lange bieten und es gibt diese auch mit Net­zw­erkan­schluss und einem Laufw­erk, wo die Scans abgelegt wer­den können.

Da große Kopier­er in Büros zumeist in einem Auswe­ichraum sind, kann der Schritt „scan­nen“ umständlich sein. Umständlich bedeutet über­set­zt in einem Unternehmen: Unwirtschaftlich, denn Wege, die die/des Mitarbeiter:in durchs Büro geht, sind Arbeitszeit.

Unwirtschaftlich wird es beson­ders, wenn mehrere Leute im Büro das gle­iche Gerät nutzen und dort ein Kaf­feekränzchen startet, weil jed­er auf seinen Druck oder Scan wartet.

Ist es unwirtschaftlich? Ein jed­er kann die Zeit ein Monat lang track­en und das dem Stun­den­lohn gegenüber­set­zen. Wenn es nur ein, zwei Stun­den im Monat sind, okay, damit kann ein Dienst leben, aber wenn es jeden Tag min­destens eine halbe oder Stunde ist, dann lohnt sich ein Doku­menten­scan­ner am Arbeitsplatz.

Dies sind Scan­ner, welche viele von euch sicher­lich ken­nen in der Stadtver­wal­tung. Sie sind ähn­lich groß wie Druck­er und ste­hen vielle­icht neben deren Mon­i­tor. Diese kön­nen schnell mehrere Doku­mente von dir ein­scan­nen für deren elek­tro­n­is­che Akte.

Um let­ztlich pro­duk­tiv zu sein, sollte man beim Scan­nerkauf prüfen, welch­es Gerät sin­nvoll ist. Kleine Geräte bedür­fen länger für einen Papier­stapel wie einen Aktenord­ner als die größeren Scanner.

Zu Hause diente uns vor über fün­fzehn Jahren der Flach­bettscan­ner als Werkzeug dafür, denn ger­ade sen­si­ble Unter­la­gen für Rechtsstre­it­igkeit­en mussten online vor­liegen oder wur­den archiviert.

Vor über zehn Jahren wurde dieser von einem ein­fachen, portablen Doku­menten­scan­ner abgelöst.

Abschied vom kleinen Dokumentenscanner für die Pflege

Als wir vor fünf Jahren die eigene Pflege­doku­men­ta­tion hier vor Ort began­nen zu archivieren, merk­ten wir schnell: Ein kleines Gerät ist langsam, langsam … Also wurde ein Gerät gewählt mit schnellem Einzug, welch­er viele Seit­en pro Minute bei guter Auflö­sung schafft und der auch über WLAN ange­sprochen wer­den kann.

Dazu kann der Scan­ner übers Smart­phone per App genutzt wer­den. Somit muss für einen schnellen Scan nicht extra der Com­put­er ges­tartet werden.

Also, wenn Du einen großen Berg an Doku­men­ta­tion hast, der dig­i­tal­isiert wer­den soll, dann spare nicht an 100 oder 200 Euro gegenüber einem kleinen, portablen Doku­menten­scan­ner. Es sei denn, du hast Zeit für deine Scans oder du brauchst ihn mobil.

Ich möchte hier keine Empfehlung aussprechen, welche Marke gut ist und welche nicht. Das machen die anderen und ich glaube, es ist am Ende wie bei ein­er dig­i­tal­en Kam­era: Es gibt hier und dort Vorzü­gen oder Schwächen.

Meine Check­liste für den Kauf wäre:

• Wie viel muss ges­can­nt? Wie schnell sollte er sein?
• Benötige ich den Scan­ner auch unter­wegs (porta­bles, kleines Gerät)?
• Hat es ein WLAN oder nur USB-Anschluss?
• Wenn porta­bel, reicht der USB-Strom?
• Ist es kom­pat­i­bel mit Win­dows, macOS und Linux?
• Ver­brauchs­ma­te­r­i­al — kann dies nach­ge­ordert werden?
• Wird eine anständi­ge Soft­ware mit­geliefert, die auch die einges­can­nten Doku­mente so vor­bere­it­et, dass die PDFs durch­such­bar sind (Stich­wort: OCR).
• Wenn WLAN, kann auch übers Smart­phone ges­can­nt werden?

Patientendokumentation der Pflege und OCR

Die Dig­i­tal­isierung von Pflege­doku­men­ta­tion oder ander­er Schriften kann dir einen großen Plus­punkt schaf­fen, wenn du diese Doku­mente beim Scan oder danach elek­tro­n­isch les­bar machst.

Dann kannst du zum Beispiel schnell die Doku­mente nach Stich­worten durch­suchen. Unter macOS geht es von Haus aus mit Spot­light, aber es gibt auch extra Such­maschi­nen für Win­dows oder Lin­ux wie Docfetch, die von alles les­baren Doku­menten ein Index anle­gen. Stich­wort ist hier Desktopsuchmaschine.

Beachte aber: Hand­schrift ist auch für heutige OCR-Pro­gramme eine Her­aus­forderung und es ist nicht unbe­d­ingt möglich, diese in maschin­les­baren Text zu verwandeln.

Wenn du die Doku­mente auf einem Serv­er ablegst, muss du prüfen, welche Lösun­gen es hier gibt, damit les­bare PDFs dort indiziert wer­den kön­nen. Einige Desk­top­such­maschi­nen kön­nen angeschlossene Laufw­erke indizieren. Die NAS-Soft­ware von QNAP oder Syn­ol­o­gy bringt eine eigene Lösung mit, wenn die NAS aus­re­ichend Leis­tung hat.

Doku­menten­scan­ner leg­en die einges­can­nten Doku­mente in PDFs ab als Vor­e­in­stel­lung. Dies ist sin­nvoll. Denn bei den PDF-Doku­menten geht das les­bar machen aus­geze­ich­net. Die Soft­ware hin­ter­legt “unsicht­bar” in der PDF den maschi­nen­les­baren Text.

Beachte, wenn du als Unternehmer:in mit rechtlich wichti­gen Doku­menten hantierst, musst du dich mit dem The­ma PDF rechts­gültig sig­nieren auseinan­der­set­zen musst.

Pflegende Eltern ohne Budget fürs PflegeZimmer

Wenn dein Geld­beu­tel schmal ist, dann kann es auch ein gebrauchter Scan­ner sein. Manche gut funk­tion­ieren­den Scan­ner wer­den von Unternehmen aus­sortiert, weil sie kein Update mehr bekom­men für das neue Betriebssystem.

Doch gibt es hier die Lösung: Vues­can. Diese gute Stück Soft­ware ist nicht kosten­frei, doch unter­stützt es mehrere ältere Scan­ner opti­mal und ist unter Win­dows, Lin­ux und macOS lauffähig.

Beachte aber, Doku­menten­scan­ner nutzen sich ab, aber es gibt das Ver­brauchs­ma­te­r­i­al zum Nachkaufen für die Profimarken.

Ger­ade unter Lin­ux kann das The­ma Scan­ner eine kleine Her­aus­forderung sein, weil viele Her­steller ihre Spez­i­fi­ka und Treiber nicht gut offen­le­gen für die Open-Source-Welt. Obwohl ich sagen muss, es hat sich schon gut gebessert. Wenn du Lin­ux ver­wen­d­est oder es vorhast, dann prüfe beim Kauf eines Scan­ners gle­ich, ob der Her­steller Lin­ux unterstützt.

Oder prüf die Foren der Linuxuser:innen.

Lei­der ist OCR bei Lin­ux auch noch eine Baustelle, so meine Erfahrung. Aber es gibt Lösun­gen. Ob und wie gut diese sind, kann ich nicht beantworten.

Scheit­erst du unter Lin­ux, wäre eine Lösung, Win­dows in eine virtuelle Mas­chine zu instal­lieren wie VMware oder Vir­tu­al­Box und für diese USB freigeben und dann über Win­dows zu scan­nen mit der Soft­ware vom Her­steller des Scanners.

Aber das ist eine andere Baustelle.

Welche Erfahrung habt hier? Ein Ein­blick gibt es auch im Pflegekanal auf Youtube