Digital in der Intensivversorgung oder muss ich in der AKI den Papierberg erdulden.

Digi­ta­li­sie­rung, dass brauch ich nicht in der außer­kli­ni­schen Inten­siv­pfle­ge (AKI), der häus­li­chen Inten­siv­ver­sor­gung. Weder als pfle­gen­der Vater noch als lei­ten­de Pfle­ge­fach­kraft. Jupp, vie­les lässt sich ana­log, per Stift und Zet­tel erle­di­gen und dann im Kel­ler in Ord­ner sta­peln. Doch ohne „digi­tal“, sor­ry, es geht nicht mehr!

Vier Grün­de:

1. Redu­ziert den Papier­berg. Weder zu Hau­se noch im Büro ist unend­lich viel Platz für die alte Doku­men­ta­ti­on, Lie­fer­schei­ne oder ande­rer Schrift­ver­kehr wie von der Krankenkasse.
2. Du brauchst es zur schnel­len Infor­ma­ti­ons­wei­ter­ga­be. In der außer­kli­ni­schen Inten­siv­pfle­ge (AKI), wenn ihr euer Team über eine Bezugs­pfle­gen­de oder Team­lei­tung orga­ni­siert, kann ein Mess­an­ger (Beach­te Daten­schutz) bedeu­tend wer­den. Ist die lei­ten­de Fach­kraft nicht erreich­bar, so kann ihr dar­über eine Text- oder Sprach­nach­richt gesen­det wer­den, die dir wie­der­um auch gleich als Kopie vor­liegt (Sicher­heit für die/​den Bot:in). Es gibt kei­ne Dis­kus­si­on, ich habe die Nach­richt auf dem Anruf­be­ant­wor­ter nicht ver­stan­den. Du hast dei­ne Kopie.
3. Schnell­scan mit dem Smart­phone: Arzt­brie­fe oder Rezep­te mit Ein­nah­me­vor­schrift kön­nen beim Pati­en­ten mit einem Scan­pro­gramm auf dem Smart­phone abfo­to­gra­fiert wer­den für die Pati­en­ten­do­ku­men­ta­ti­on oder für die Fami­lie als Kopie, bevor das Rezept zur Apo­the­ke geht.
4. Ler­nen und Leh­ren. Über das Inter­net gibt es einen schnel­len Zugriff auf medi­zi­ni­schen Wis­sen oder auch Lehr­in­hal­te für die eige­ne Fort­bil­dung. Durch die Pan­de­mie hat sich dies Ange­bot noch wei­ter aus­ge­baut. Dies nützt Eltern, wel­che wegen der schlech­ten Pfle­ge­ab­de­ckung eige­ne Info-Ver­an­stal­tun­gen nicht besu­chen kön­nen oder Pfle­ge­fach­kräf­te, wie Allein­er­zie­hen­de, die schlecht weit ent­fern­te Fort­bil­dun­gen besu­chen kön­nen. Online­kur­se sind ihr eine Mög­lich­keit, auch in der Pfle­ge auf dem aktu­el­len Stand zu bleiben.

Digitalisierung in der Intensivpflege mit dem Dokumentenscanner

Wir leben schon lan­ge mit dem Digi­tal. Okay, ich seit der zwei­ten Hälf­te der Neun­zi­ger des letz­ten Jahr­hun­derts, seit Linux­ker­nel Ver­si­on 1.

Als Linn unser Leben beglei­tet, war schon das Foto digi­tal und für die Fami­lie kam die ers­te Web­sei­te. Die woll­ten wis­sen, was los ist.

Die Digi­ta­li­sie­rung schritt wei­ter und weiter.

Zum einen, weil unse­rer ehe­ma­li­ger Pfle­ge­dienst, wo ich als Pfle­ge­dienst­lei­tung arbei­te­te, mit einem zen­tra­len Ser­ver gear­bei­tet hat und die Geschäfts­lei­tung hun­der­te Kilo­me­ter wei­ter weg ihr Büro hat­te. Also wur­de Rele­van­tes wie Ver­ord­nun­gen oder Geneh­mi­gun­gen der Kran­ken­kas­se ein­ge­scannt. Ein pro­fes­sio­nel­ler Kopie­rer, wie die im Copy­shop, kann dies schon lan­ge bie­ten und es gibt die­se auch mit Netz­werk­an­schluss und einem Lauf­werk, wo die Scans abge­legt wer­den können.

Da gro­ße Kopie­rer in Büros zumeist in einem Aus­weich­raum sind, kann der Schritt „scan­nen“ umständ­lich sein. Umständ­lich bedeu­tet über­setzt in einem Unter­neh­men: Unwirt­schaft­lich, denn Wege, die die/​des Mitarbeiter:in durchs Büro geht, sind Arbeitszeit.

Unwirt­schaft­lich wird es beson­ders, wenn meh­re­re Leu­te im Büro das glei­che Gerät nut­zen und dort ein Kaf­fee­kränz­chen star­tet, weil jeder auf sei­nen Druck oder Scan wartet.

Ist es unwirt­schaft­lich? Ein jeder kann die Zeit ein Monat lang tra­cken und das dem Stun­den­lohn gegen­über­set­zen. Wenn es nur ein, zwei Stun­den im Monat sind, okay, damit kann ein Dienst leben, aber wenn es jeden Tag min­des­tens eine hal­be oder Stun­de ist, dann lohnt sich ein Doku­men­ten­scan­ner am Arbeitsplatz.

Dies sind Scan­ner, wel­che vie­le von euch sicher­lich ken­nen in der Stadt­ver­wal­tung. Sie sind ähn­lich groß wie Dru­cker und ste­hen viel­leicht neben deren Moni­tor. Die­se kön­nen schnell meh­re­re Doku­men­te von dir ein­scan­nen für deren elek­tro­ni­sche Akte.

Um letzt­lich pro­duk­tiv zu sein, soll­te man beim Scan­ner­kauf prü­fen, wel­ches Gerät sinn­voll ist. Klei­ne Gerä­te bedür­fen län­ger für einen Papier­sta­pel wie einen Akten­ord­ner als die grö­ße­ren Scanner.

Zu Hau­se dien­te uns vor über fünf­zehn Jah­ren der Flach­bett­scan­ner als Werk­zeug dafür, denn gera­de sen­si­ble Unter­la­gen für Rechts­strei­tig­kei­ten muss­ten online vor­lie­gen oder wur­den archiviert.

Vor über zehn Jah­ren wur­de die­ser von einem ein­fa­chen, por­ta­blen Doku­men­ten­scan­ner abgelöst.

Abschied vom kleinen Dokumentenscanner für die Pflege

Als wir vor fünf Jah­ren die eige­ne Pfle­ge­do­ku­men­ta­ti­on hier vor Ort began­nen zu archi­vie­ren, merk­ten wir schnell: Ein klei­nes Gerät ist lang­sam, lang­sam … Also wur­de ein Gerät gewählt mit schnel­lem Ein­zug, wel­cher vie­le Sei­ten pro Minu­te bei guter Auf­lö­sung schafft und der auch über WLAN ange­spro­chen wer­den kann.

Dazu kann der Scan­ner übers Smart­phone per App genutzt wer­den. Somit muss für einen schnel­len Scan nicht extra der Com­pu­ter gestar­tet werden.

Also, wenn Du einen gro­ßen Berg an Doku­men­ta­ti­on hast, der digi­ta­li­siert wer­den soll, dann spa­re nicht an 100 oder 200 Euro gegen­über einem klei­nen, por­ta­blen Doku­men­ten­scan­ner. Es sei denn, du hast Zeit für dei­ne Scans oder du brauchst ihn mobil.

Ich möch­te hier kei­ne Emp­feh­lung aus­spre­chen, wel­che Mar­ke gut ist und wel­che nicht. Das machen die ande­ren und ich glau­be, es ist am Ende wie bei einer digi­ta­len Kame­ra: Es gibt hier und dort Vor­zü­gen oder Schwächen.

Mei­ne Check­lis­te für den Kauf wäre:

• Wie viel muss gescannt? Wie schnell soll­te er sein?
• Benö­ti­ge ich den Scan­ner auch unter­wegs (por­ta­bles, klei­nes Gerät)?
• Hat es ein WLAN oder nur USB-Anschluss?
• Wenn por­ta­bel, reicht der USB-Strom?
• Ist es kom­pa­ti­bel mit Win­dows, macOS und Linux?
• Ver­brauchs­ma­te­ri­al — kann dies nach­ge­or­dert werden?
• Wird eine anstän­di­ge Soft­ware mit­ge­lie­fert, die auch die ein­ge­scann­ten Doku­men­te so vor­be­rei­tet, dass die PDFs durch­such­bar sind (Stich­wort: OCR).
• Wenn WLAN, kann auch übers Smart­phone gescannt werden?

Patientendokumentation der Pflege und OCR

Die Digi­ta­li­sie­rung von Pfle­ge­do­ku­men­ta­ti­on oder ande­rer Schrif­ten kann dir einen gro­ßen Plus­punkt schaf­fen, wenn du die­se Doku­men­te beim Scan oder danach elek­tro­nisch les­bar machst.

Dann kannst du zum Bei­spiel schnell die Doku­men­te nach Stich­wor­ten durch­su­chen. Unter macOS geht es von Haus aus mit Spot­light, aber es gibt auch extra Such­ma­schi­nen für Win­dows oder Linux wie Doc­fetch, die von alles les­ba­ren Doku­men­ten ein Index anle­gen. Stich­wort ist hier Desktopsuchmaschine.

Beach­te aber: Hand­schrift ist auch für heu­ti­ge OCR-Pro­gram­me eine Her­aus­for­de­rung und es ist nicht unbe­dingt mög­lich, die­se in maschin­les­ba­ren Text zu verwandeln.

Wenn du die Doku­men­te auf einem Ser­ver ablegst, muss du prü­fen, wel­che Lösun­gen es hier gibt, damit les­ba­re PDFs dort indi­ziert wer­den kön­nen. Eini­ge Desk­top­such­ma­schi­nen kön­nen ange­schlos­se­ne Lauf­wer­ke indi­zie­ren. Die NAS-Soft­ware von QNAP oder Syn­o­lo­gy bringt eine eige­ne Lösung mit, wenn die NAS aus­rei­chend Leis­tung hat.

Doku­men­ten­scan­ner legen die ein­ge­scann­ten Doku­men­te in PDFs ab als Vor­ein­stel­lung. Dies ist sinn­voll. Denn bei den PDF-Doku­men­ten geht das les­bar machen aus­ge­zeich­net. Die Soft­ware hin­ter­legt “unsicht­bar” in der PDF den maschi­nen­les­ba­ren Text.

Beach­te, wenn du als Unternehmer:in mit recht­lich wich­ti­gen Doku­men­ten han­tierst, musst du dich mit dem The­ma PDF rechts­gül­tig signie­ren aus­ein­an­der­set­zen musst.

Pflegende Eltern ohne Budget fürs PflegeZimmer

Wenn dein Geld­beu­tel schmal ist, dann kann es auch ein gebrauch­ter Scan­ner sein. Man­che gut funk­tio­nie­ren­den Scan­ner wer­den von Unter­neh­men aus­sor­tiert, weil sie kein Update mehr bekom­men für das neue Betriebssystem.

Doch gibt es hier die Lösung: Vue­scan. Die­se gute Stück Soft­ware ist nicht kos­ten­frei, doch unter­stützt es meh­re­re älte­re Scan­ner opti­mal und ist unter Win­dows, Linux und macOS lauffähig.

Beach­te aber, Doku­men­ten­scan­ner nut­zen sich ab, aber es gibt das Ver­brauchs­ma­te­ri­al zum Nach­kau­fen für die Profimarken.

Gera­de unter Linux kann das The­ma Scan­ner eine klei­ne Her­aus­for­de­rung sein, weil vie­le Her­stel­ler ihre Spe­zi­fi­ka und Trei­ber nicht gut offen­le­gen für die Open-Source-Welt. Obwohl ich sagen muss, es hat sich schon gut gebes­sert. Wenn du Linux ver­wen­dest oder es vor­hast, dann prü­fe beim Kauf eines Scan­ners gleich, ob der Her­stel­ler Linux unterstützt.

Oder prüf die Foren der Linuxuser:innen.

Lei­der ist OCR bei Linux auch noch eine Bau­stel­le, so mei­ne Erfah­rung. Aber es gibt Lösun­gen. Ob und wie gut die­se sind, kann ich nicht beantworten.

Schei­terst du unter Linux, wäre eine Lösung, Win­dows in eine vir­tu­el­le Maschi­ne zu instal­lie­ren wie VMware oder Vir­tu­al­Box und für die­se USB frei­ge­ben und dann über Win­dows zu scan­nen mit der Soft­ware vom Her­stel­ler des Scanners.

Aber das ist eine ande­re Baustelle.

Wel­che Erfah­rung habt hier? Ein Ein­blick gibt es auch im Pfle­ge­ka­nal auf Youtube