Lieferscheine der Homecarefirmen über Hilfsmittel und Genehmigungen der Krankenkasse oder anderer Ämtern (Sozial- / Integrationsamt; Pflegekasse) drudeln beim Intensivkind mehrfach im Monat ein. Im Schnitt kommt ein dicker A4-Ordner im Jahr zusammen. Dazu kommen die Rechnungen über Zuzahlungen / Eigenanteile und über die Pflegesachleistungen an den Pflegedienst. Im Forum Rehakids wurde die Frage gestellt: Muss ich die Lieferscheine aufheben?
Und ich erweitere die Frage: Wenn ja, wie lange?
Ich sage ja, man muss sie aufheben. Ich orientiere mich an den §45 SGB I. Dieser bedeutet, es kann nach einer erfolgten Genehmigung der Entscheid innerhalb der vier Jahre erneut geprüft werden. Zum Beispiel wenn es Unstimmigkeiten in der Abrechnung mit der Homecarefirma gibt. Was muss ich alles aufheben? Und wie?
- Lieferscheine der Hilfsmittel und Verbrauchsmaterialien: Ich scanne sie ein in das PDF-Format und lege sie elektronisch ab. Wir bewahren diese fünf Jahre auf. Ein Hilfsmittel mindestens solange wie im Gebrauch.
- Genehmigungen, Ablehnungen und Widersprüche (Klagen): Wir heben die Originale mindestens fünf Jahre auf. Wenn es laufende Genehmigungen betrifft länger.
- Rechnungen über Eigenanteile / Zuzahlungen: Es gelten die fünf Jahre.
- private Rechnungen über Hilfsmittel oder an Dienstleistungen: Fünf Jahre, wenn man zum Beispiel Blindengeld oder Kindergeld (großes Kind) bekommt und dieses Geld für diese Leistungen eingesetzt hat (Nachweis).
Prüfe und scanne
Bei den Rechnungen sollte man außerdem prüfen, wie weit kann ich diese für die Steuererklärung verwenden.
Lieferscheine machen bei uns den größten Teil der ankommenden Papierwut auf. Durch das Einscannen in PDF brauchen wir keinen dicken A4-Ordner im Jahr mehr. Uns reicht die Ablage im Dateisystem aus zum Beispiel mit der Ordnerstruktur: “Lieferscheine/201x/” und die Datei wird benannt nach “Homecarefirma_Jahr-Monat_Hilfsmittelart_Lieferschein/Reparaturschein”. Wer es noch «besser» braucht, macht die PDF mit einem OCR-Programm «lesbar» für die Desktop-Suchmaschine.
Zugeben muss ich schon, wenn man über keinen Dokumentenscanner verfügt, kann dieses Vorgehen mühsam sein. Bequem geht es auch mit dem Smartphone und einer Scanner-App wie Genius Scan. Die Lieferscheine werden abfotografiert und dann in eine PDF verwandelt. Entweder man schickt die Datei sich per Mail zu und sortiert sie sich zum Beispiel in einem seperaten Mailpostfach ein. Alternativ wäre die Abspeicherung in der Dropbox oder die Evernotenutzer können die Datei gleich zu Evernote senden, verschlagworten diese und archivieren sie in einem Notizbuch
Der Sinn des Aufhebens
Die Erfahrung erklärt mir wiederholt, es ist wichtig, Genehmigungen aufzuheben. Nicht, weil ich erwarte, die Krankenkasse könnte meinen, wir haben eine Leistungen zu unrecht bezogen. Auch bei einer Versicherung oder Behörde können Dokumente verschwinden. Meint plötzlich die Krankenkasse, sie könne uns dies oder jenes nicht genehmigen, obwohl es zuvor schon genehmigt war, dann kann ich entgegen halten. Schließlich stellt sich die Frage, was bewegte die Krankenkasse damals für einen positiven Bescheid. Gelten nicht diese Gründe weiterhin?
Bei den Genehmigungen über Hilfsmittel muss ich den Überblick halten, welche Hilfsmittel eine Leihgabe der Krankenkasse sind und bei einem Nicht-gebrauch zurück gegeben werden müssen.
Jetzt mag ein jede/r Leser/In sagen, für eine Privatperson sei es überzogen mit den fünf Jahren. Okay, ich freue mich auf die Kommentare. Wenn ich Zeit habe, gehe ich dieser Frage auch auf einem anderen Weg nach. Bis zu einer besseren Kenntnis gelten für mich diese fünf Jahre.
Lesenswertes dazu findet ihr hier und bei Rehakids, im 1A-Verbraucherportal oder bei haufe.de.